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别让员工“偷走”公司的“时间资产”

http://www.healthr.com 2017年11月10日 15:17 发布:互联网

  再多的钱,都买不到25小时的一天,也换不回因低效会议而浪费的1个小时。大多数公司管理资金的流程十分周密,形成鲜明对比的是,很少有公司能有效地管理时间。

  公司高管们每天都被电话、电子邮件、即时消息、现场会议和电话会议所占据,可是公司从来没有什么规则来控制这些沟通,也几乎没有公司能说清楚高管和员工到底应该如何分配和使用集体共有时间。因此很容易理解,为什么多数公司的时间都浪费在冗长频繁的电子邮件、即时消息、以及无数低效电话会议、现场会议上。

  浪费时间造成的损失很大:内部会议占用了本应与顾客沟通的时间,公司变得骄傲自满、充斥官僚主义、效率低下,成本提高,最终影响收益;另外,员工和亲朋好友相处时间越来越少,更重要的是,这么做还不能得到什么价值。

  我们并不缺少时间管理方面的建议,但它们大都针对个人行为。时间管理导师告诉我们,要重新夺回控制电子邮件的权力,精心选择参加哪些会议等等。这类建议有用,但高管们很快会发现,他们进行时间管理的美好意愿总要让位于公司的要求和做法。电子邮件、即时消息和会议通知照来不误,如果你忽略其中一大部分,就有疏远同事或老板的危险。如果你公司的沟通方式一贯冗长繁琐,那你除了入乡随俗别无选择:虽然不情愿,你也只能勉力而为。

  用数字揭示浪费时间现状

  英特尔前CEO安迪·葛洛夫(AndyGrove)曾写道:“正如你不允许让员工偷窃一件办公用品,你也不应让公司里的任何人偷走同事的时间。”当然,不知不觉中,“时间遭窃”常会发生。没有明确计划或优先事项的会议悄然爬上日程表,更不必说那些需要管理人员拿出额外时间处理的横生枝节。

  贝恩公司的员工极富创意,他们使用VoloMetrix提供的分析工具,研究了17家大公司的时间分配情况,得到了如下结论:

  公司多采用电子沟通方式

  随着技术的发展,一对一到一对多的边际交流成本明显降低,人们沟通的次数急剧增加。很多高管每天收到约200封电子邮件,每年就是3万多封。如果对这一趋势不加控制,高管们很快会发现,每周至少需要拿出一整天工作时间来处理所有的电子类沟通信息。

  会议用时飞速增加

  高管们参加的会议越来越多,部分是由于组织会议的成本降低了,部分是因为开会比过去更容易,利用电话、视频、屏幕共享等方式都可以参会。高管们平均每周花费两天时间参加3人及以上规模的会议,而组织15%的公共时间用于开会。

  真正的协作受到限制

  尽管一对一和一对多的交流次数在过去20年间急速增长,但研究发现,80%的此类交流都发生在部门内部,并非不同业务之间、不同职能之间或公司总部和分公司之间。他们为了共享信息而共享信息,而非出于收集有价值意见或集思广益之目的。总之,越来越多时间花在了交流上,却未能在公司各个独立单元之间促成更有效协作。

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